4 điều lưu ý giúp máy photocopy hoạt động tốt

0
85

Máy photocopy dành cho văn phòng công ty là thiết bị hỗ trợ cần thiết ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên.

Tương tự với các thiết bị khác, máy photocopy được sử dụng ở các mức độ hiệu quả khác nhau. Để làm cho máy có thể hoạt động hết khả năng, có thể tham khảo 4 điều lưu ý dưới đây.

4 lưu ý giúp máy photocopy hoạt động tốt

Đặt máy photocopy tại nơi thích hợp

– Vị trí đặt máy photocopy hợp lý không chỉ dựa vào cấu tạo của tòa nhà công ty. Có thể dựa theo nhu cầu sử dụng máy thường xuyên nhất của phòng ban, nhân viên…

– Nếu số lượng máy photocopy vừa đủ cho số lượng người sử dụng, việc lắp đặt trở nên dễ dàng hơn. Ngược lại nếu không đủ, việc lắp đặt cần được xem xét kỹ càng.

– Bạn phải thỏa thuận và quyết định chọn tầng lầu của công ty để đặt máy photocopy để tránh ảnh hưởng đến thời gian làm việc của nhân viên.

– Tốt nhất nên đặt máy photocopy cách xa không gian làm việc chính để tránh bị xao nhãng và gián đoạn công việc khi thiết bị phát ra tiếng ồn lúc hoạt động.

Cài đặt chức năng mặc định

– Không việc gì phải tốn thời gian thường xuyên cho việc lập trình, cài đặt máy photocopy nếu như muốn sử dụng nó.

– Khi thiết lập cấu hình lúc ban đầu, cần xem xét những chức năng cơ bản mà bạn thường xuyên sử dụng tới.

– Ví dụ: Nếu bạn dự định scan tài liệu từ email, bạn nên thiết lập địa chỉ cơ bản, để nhân viên công ty không cần phải nhập vào mỗi lần sử dụng.

– Nếu bạn muốn cắt giảm chi phí in ấn, nên lập trình thiết bị ở chế độ mặc định in hai mặt và chỉ sử dụng màu trắng đen thay vì in màu.

– Để tăng hiệu quả làm việc, ở mỗi phòng ban, cần thiết lập chế độ mặc định dựa theo công việc của nhân viên phòng đó, tránh tình trạng họ phải thêm lựa chọn mỗi khi sử dụng.

– Hãy nhớ rằng việc thiết lập cấu hình lúc ban đầu chưa chắc đủ. Nếu nhân viên bạn thường xuyên sử dụng chức năng mới nào đó, bạn nên thay đổi các giá trị mặc định phù hợp với chức năng đó.

– Ví dụ: Bạn phải liên tục thêm địa chỉ email của những người thường xuyên muốn quét tài liệu.

Chất lượng của hộp mực

– Một số doanh nghiệp khi muốn cố gắng giảm chi phí in ấn bằng cách mua hộp mực chất lượng thấp. Điều đó ảnh hưởng đến chất lượng bản in và chi phí thay mực hàng tháng.

– Hình ảnh và văn bản khi in ra sẽ thường xuyên xuất hiện những vết mờ, đường kẻ hay bạn sẽ thấy bản in bị mờ, nhạt màu.

– Những hộp mực kém chất lượng thường mau hết, khiến bạn không chỉ tốn nhiều tiền để mua hộp mực thay thế mà còn giảm tuổi thọ của máy photocopy.

– Chất lượng hộp mực từ các nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo tạo ra bản in sắc nét, chuyên nghiệp mà giảm thiểu sự hao mòn thiết bị và tiết kiệm chi phí nguyên liệu.

Nhận thức rõ khả năng của máy photocopy

– Khi mua máy photocopy, chắc hẳn bạn mong đợi thiết bị sẽ tạo ra nhiều bản in hơn. Tuy nhiên, ngoài việc quét tài liệu, phần lớn người sử dụng không biết rõ hết khả năng của máy.

– Bạn cần dành thời gian để làm quen và biết rõ cách sử dụng mọi chức năng của máy photocopy để có thể tận dụng được hết khả năng của thiết bị.

– Một số thiết bị có chức năng sắp xếp, đóng ghim, giúp quản trị viên tiết kiệm được nhiều thời gian hơn trong việc quản lý máy.

– Một số máy được lắp đặt chức năng in ấn bí mật, giúp ngăn chặn nhân viên vi phạm chính sách bảo mật của công ty.

– Cần lưu ý những tính năng giúp nhân viên làm việc hiệu quả hay những tính năng cần lược bỏ. Điều đó sẽ giúp bạn xác định những chức năng mà doanh nghiệp yêu cầu hoạt động.

– Với bốn lưu ý trên, sẽ giúp công ty bạn có thể sử dụng máy photocopy đúng cách, tận dụng hết chức năng của thiết bị và tiết kiệm thời gian làm việc cho nhân viên.

– Bên cạnh việc tốn khá nhiều chi phí để mua thiết bị tương ứng với số lượng người sử dụng, bạn có thể tiết kiệm hơn bằng cách thuê máy photocopy với giá khá rẻ, chất lượng cao cấp.

Có thể tham khảo việc thuê máy photocopy thuộc thương hiệu Toshiba nổi tiếng sau đây>> http://giavan.com.vn/cho-thue-may-photocopy-toshiba-gia-re-chat-luong/

Tác giả: gvad92

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

five × 3 =